Arkevia est souvent présentée comme la solution idéale pour sécuriser les fiches de paie. Mais cette plateforme logicielle va bien au-delà : elle peut aussi transformer la gestion de copropriété. Syndics, conseils syndicaux et copropriétaires doivent conserver, classer et partager de nombreux documents sensibles. Avec Arkevia, ou plus précisément MyArkevia, ces documents sont centralisés dans un coffre-fort numérique sécurisé, accessible à tout moment. Voici comment cette plateforme simplifie concrètement la gestion de copropriété.
Pourquoi une copropriété a besoin d'une plateforme comme Arkevia ?
La gestion d'une copropriété repose sur une masse de documents : procès-verbaux d'assemblée générale, contrats d'entretien, quittances de charges, diagnostics techniques, assurances, devis de travaux. Trop souvent, ces pièces sont dispersées entre le syndic, le conseil syndical et les copropriétaires. Les risques sont multiples : perte de documents, difficulté à retrouver une information, non-respect des obligations de conservation.
Arkevia répond à ce besoin en offrant un espace de stockage numérique sécurisé. Chaque utilisateur dispose de son propre coffre-fort et peut recevoir des documents partagés par le syndic. La plateforme permet de sauvegarder des fichiers dans un environnement protégé, avec une valeur légale reconnue. Elle évite à la fois la perte de données et le piratage d'informations confidentielles.
Les fonctionnalités clés d'Arkevia pour la copropriété
- Coffre-fort numérique certifié : Arkevia respecte des normes exigeantes comme la NF 461 et la NF Z42-013, gages de fiabilité pour l'archivage électronique.
- Conservation longue durée : les documents peuvent être conservés jusqu'à 50 ans, ce qui correspond aux besoins d'archivage d'une copropriété.
- Gestion des droits d'accès : le syndic peut partager certains documents avec l'ensemble des copropriétaires ou seulement avec le conseil syndical.
- Notifications par e-mail : chaque dépôt de document donne lieu à une notification, ce qui évite de relancer le syndic.
- Accessibilité multi-supports : la plateforme est utilisable sur ordinateur, tablette et smartphone, avec une simple connexion internet.
- Classement personnalisé : chaque utilisateur peut créer des répertoires pour retrouver facilement ses documents.
Quels documents stocker dans Arkevia ?
Arkevia permet de centraliser l'ensemble des documents liés à la vie de la copropriété. Voici les principaux types de fichiers à archiver.
| Type de document | Exemples |
|---|---|
| Assemblées générales | Convocation, PV d'assemblée, pouvoirs, feuille de présence |
| Contrats et assurances | Contrat de syndic, assurance de l'immeuble, contrats d'entretien |
| Charges et finances | Quittances, appels de charges, budgets prévisionnels, factures |
| Diagnostics et travaux | Diagnostics techniques, devis, bons de commande, garanties |
| Documents des copropriétaires | Attestations, relevés, pièces administratives |
Grâce à cette centralisation, chaque acteur de la copropriété retrouve rapidement l'information recherchée, sans avoir à chercher dans des classeurs ou à solliciter le syndic.
Comment Arkevia simplifie le travail du syndic ?
Le syndic est responsable de la gestion courante de l'immeuble et de la conservation des documents. Avec Arkevia, il peut dématérialiser l'envoi des documents et réduire considérablement les tâches administratives. Au lieu d'imprimer et d'envoyer des courriers, il dépose les fichiers sur la plateforme et active le partage avec les copropriétaires concernés.
Cette méthode présente plusieurs avantages : moins de papier, moins de coûts d'envoi, et un suivi simplifié. Le syndic sait que les documents sont bien accessibles et que les copropriétaires ont été notifiés par e-mail. Il peut aussi donner accès au conseil syndical aux documents utiles au contrôle de la gestion, tout en gardant la main sur les informations confidentielles.
Comment les copropriétaires utilisent Arkevia au quotidien ?
Pour un copropriétaire, Arkevia fonctionne comme un coffre-fort personnel. Lorsque le syndic publie un document, une notification est envoyée par e-mail. Il suffit alors de se connecter à son espace pour consulter le fichier, le télécharger ou le conserver dans son propre coffre-fort. Les documents restent accessibles à tout moment, depuis n'importe quel appareil connecté.
Le copropriétaire peut également créer des répertoires pour classer ses documents par catégorie : assemblées générales, charges, travaux, assurances. Cette organisation simplifie les recherches et évite de conserver des piles de papiers à domicile. En cas de vente du logement, il est facile de retrouver les documents importants à transmettre au notaire.
Arkevia comparé aux solutions traditionnelles
Pour mesurer l'intérêt d'Arkevia, comparons cette plateforme avec les méthodes classiques de gestion des documents de copropriété.
| Critère | Archivage papier | Cloud classique | Arkevia |
|---|---|---|---|
| Sécurité des données | Risque de perte, vol, incendie | Dépend de l'hébergeur | Coffre-fort certifié |
| Valeur légale | Original papier | Non garantie | Documents à valeur probante |
| Partage avec les copropriétaires | Courrier ou remise en main propre | Lien public ou accès complexe | Partage sécurisé avec notifications |
| Durée de conservation | Variable | Limitée par l'abonnement | Jusqu'à 50 ans |
Ce tableau montre qu'Arkevia combine les avantages de la dématérialisation avec un niveau de sécurité et de conformité adapté aux exigences de la copropriété.
Comment déployer Arkevia dans votre copropriété ?
- Définir le périmètre : choisir les documents à archiver et les utilisateurs concernés (syndic, conseil syndical, copropriétaires).
- Créer les espaces : mettre en place les répertoires par catégorie de documents.
- Configurer les droits d'accès : déterminer qui peut consulter, télécharger ou modifier chaque document.
- Importer les documents existants : numériser les pièces papier et les déposer dans Arkevia.
- Informer les copropriétaires : expliquer le fonctionnement et les invites de connexion.
- Utiliser les notifications : prévenir les utilisateurs à chaque nouveau dépôt de document.
Arkevia et la conformité légale
La gestion de copropriété est encadrée par des obligations légales strictes. Les documents doivent être conservés pendant des durées précises et leur intégrité doit être garantie. Arkevia répond à ces exigences grâce à des normes reconnues comme la NF Z42-013, qui encadre l'archivage électronique, et la certification NF 461 pour les coffres-forts numériques. Les documents stockés ont ainsi une valeur légale, ce qui protège le syndic et les copropriétaires en cas de litige ou de contrôle.
La plateforme est également conçue dans le respect du RGPD. Les données personnelles des copropriétaires sont protégées et l'accès est limité aux personnes autorisées. Cette conformité rassure les conseils syndicaux et les copropriétaires soucieux de la protection de leurs informations.
Questions fréquentes sur Arkevia et la copropriété
Arkevia est-elle réservée aux fiches de paie ?
Non. Arkevia est un coffre-fort numérique polyvalent. Si elle est connue pour les bulletins de salaire, elle peut stocker tout type de documents professionnels et personnels, y compris ceux liés à la copropriété.
Faut-il un logiciel spécifique pour utiliser Arkevia ?
Non. Un navigateur internet et une connexion suffisent. La plateforme est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Les documents stockés ont-ils une valeur légale ?
Oui, Arkevia s'appuie sur des normes d'archivage électronique reconnues, ce qui confère aux documents une valeur probante.
Prêt à simplifier la gestion de votre copropriété ? Adoptez Arkevia pour centraliser vos documents, sécuriser vos échanges et offrir à chaque copropriétaire un accès simple et permanent à l'information.